Thursday, February 27, 2020

การวัดประสิทธิภาพการจัดการข้อร้องเรียน

การวัดประสิทธิภาพการจัดการข้อร้องเรียน ในการจัดร้องเรียน จะต้องมีการวัดประสิทธิภาพในหลากหลายด้าน เพื่อให้การจัดการสร้างความพอใจให้กับลูกค้าเป็นไปได้อย่างสูงสุด ตัวอย่างการวัดประสิทธิภาพ ได้แก่  
  1. เปอร์เซ็นต์การร้องเรียนของลูกค้า  = ((จำนวนลูกค้าที่ร้องเรียน * 100) / จำนวนลูกค้าทั้งหมด )
     การวัดเปอร์เซ็นต์การร้องเรียนของลูกค้า ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของลูกค้าที่ร้องเรียนเมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ หรือ ซื้อสินค้า   ยิ่งเปอร์เซ็นต์การร้องเรียนของลูกค้าสูง ยิ่งไม่ดี ต้องปรับปรุงการให้บริการ หากเปอร์เซ็นต์การร้องเรียนต่ำ มีแนวโน้มลงลง แสดงถึงการบริการที่ดี และ การจัดการข้อร้องเรียนที่ดี
 
  2. เปอร์เซ็นต์การกลับมาของลูกค้าที่ร้องเรียน  = ((ลูกค้าที่ร้องเรียนแล้วกลับมาใช้บริการ * 100) / จำนวนลูกค้าที่ร้องเรียนทั้งหมด )  
      การวัดเปอร์เซ็นต์การกลับมาของลูกค้าที่ร้องเรียน ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของลูกค้าที่ร้องเรียนแล้วกลับมาใช้บริการอีกเมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ   ยิ่งเปอร์เซ็นต์การกลับมาของลูกค้าที่ร้องเรียนสูง แสดงว่า การจัดข้อร้องเรียนของบริษัทดี ลูกค้าที่ร้องเรียนจึงกลับมาใช้บริการ หากเปอร์เซ็นต์การกลับมาของลูกค้าที่ร้องเรียนต่ำ แสดงถึงการจัดการข้อร้องเรียนที่ไม่ค่อยจะดีนัก  

  3. เปอร์เซ็นต์การจัดการข้อร้องเรียนภายในเวลาที่กำหนด    = ((ข้อร้องเรียนที่จัดการภายในเวลาที่กำหนด * 100) / จำนวนข้อร้องเรียนทั้งหมด)  
     การวัดเปอร์เซ็นต์การจัดการข้อร้องเรียนภายในเวลาที่กำหนด หรือ ที่ได้ตกลงกับลูกค้า ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของจำนวนข้อร้องเรียนที่พนักงานสามารถจัดการให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนดเมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ   ยิ่งเปอร์เซ็นต์การจัดการข้อร้องเรียนภายในเวลาที่กำหนดสูง แสดงว่า การจัดข้อร้องเรียนของบริษัทดี ประสิทธิภาพการทำงานให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดมีความเป็นไปได้สูง หากเปอร์เซ็นต์การจัดการข้อร้องเรียนภายในเวลาที่กำหนดต่ำ บริษัทต้องรีบดำเนินการปรับปรุงการจัดการข้อร้องเรียนอย่างเร่งด่วน เพราะลูกค้าย่อมไม่พอใจจากการร้องเรียน และ ไม่พอใจจากการจัดการข้อร้องเรียน  

  4. เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่พอใจ = ((จำนวนลูกค้าที่พอใจ * 100) / จำนวนลูกค้าทั้งหมด)
     การวัดเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่พอใจ ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของลูกค้าที่มาใช้บริการแล้วเกิดความพอใจเมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ   ยิ่งเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่พอใจสูง แสดงว่า การให้บริการของพนักงานดี ทำให้ลูกค้าที่มาใช้บริการมีความพอใจสูง หากต่ำ แสดงถึงการบริการที่อาจจะไม่ดี ทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่พอใจ  

  5. อัตราการรักษาลูกค้า  =(( จำนวนลูกค้าที่รักษาไว้ได้* 100) / จำนวนลูกค้าเฉลี่ยในช่วงเวลาหนึ่งๆ )         การวัดอัตราการรักษาลูกค้า ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของจำนวนลูกค้าที่ธุรกิจสามารถรักษาไว้ได้ ให้มาใช้บริการอย่างต่อเนื่องเมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ   ยิ่งอัตราการรักษาลูกค้าสูง แสดงว่า การจัดการข้อร้องเรียนและให้บริการของพนักงานดี ทำให้ลูกค้าไม่หนีไปใช้บริการของคู่แข่ง ในทางตรงข้ามหากอัตราการรักษาลูกค้าต่ำ แสดงถึงประสิทธิภาพการจัดการข้อร้องเรียนและการให้บริการไม่ดี

   6. อัตราการสูญเสียลูกค้า  = ((จำนวนลูกค้าที่เสียไป* 100) /จำนวนลูกค้าเฉลี่ยในช่วงเวลาหนึ่งๆ )             การวัดอัตราการสูญเสียลูกค้า ทำให้ทราบถึงความมากน้อยของจำนวนลูกค้าที่พนักงานไม่สามารถรักษาไว้ได้เมื่อเทียบกับจำนวนลูกค้าทั้งหมดที่มาใช้บริการ   ยิ่งอัตราการสูญเสียลูกค้าสูง แสดงว่า การให้บริการของพนักงานไม่ดี ทำให้ลูกค้าหนีไปใช้บริการของคู่แข่ง หากอัตรายิ่งต่ำ แสดงว่า การให้บริการของพนักงานยังไม่ดี รวมทั้งการจัดการข้อร้องเรียนไม่ดี  เมื่อวิเคราะห์ปัญหาแล้ว ผู้รับข้อร้องเรียนต้องสามารถแก้ปัญหาได้ ต้องควบคุมไม่ให้สถานการณ์เลวร้ายลง แต่ต้องพลิกสถานการณ์ให้ร้ายกลายเป็นดี

Cr. หนังสือรับมืออย่างไรเมื่อลูกค้าโกรธ โดย ดร.ชัยสมพล ชาวประเสริฐ(ดร.พท.ธธีร์ธร ธีรขวัญโรจน์) และ อ.สุพจน์ กฤษฎาธาร ซึ่งสามารถหาซื้อได้ที่ SE-ED Book ทุกสาขาทั่วประเทศ หรือ สร้างประสบการณ์ตรงกับท่านอาจารย์ทั้ง 2 ท่าน ได้ที่ HIPO Training  หรือ DSmart Training ที่นี่เรามีหลักสูตรให้ท่านเลือกมากมาย

Sunday, February 23, 2020

ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้รับข้อร้องเรียน

   1. การฟัง เป็นทักษะแรกที่จำเป็น แต่พนักงานรับข้อร้องเรียนหลายคนไม่มี ไม่เชื่อลองไปร้องเรียนดูซิครับ คุณจะพบว่า เป็นจริง
   2. การพูดจา ทักษะการพูดจาเป็นสิ่งที่คู่กับการฟัง เมื่อฟังเต็มที่แล้ว ต้องพูดจาออกไปอย่างหวานหู ลูกค้าจะเย็นหรือร้อนขึ้นกับคำพูดพนักงาน “พูดดีเรื่องจบ พูดไม่ดีเรื่องใหญ่แน่นอน”
   3. การวิเคราะห์ ผู้รับข้อร้องเรียนต้องวิเคราะห์เก่ง ทั้งวิเคราะห์ปัญหา วิเคราะห์ความต้องการลูกค้าขณะร้องเรียน และต้องสามารถวิเคราะห์แนวทางการแก้ปัญหาให้กับลูกค้าอย่างมีลูกล่อลูกชน
   4. การตรวจสอบข้อเท็จจริง เมื่อวิเคราะห์ปัญหาแล้ว จะต้องมีวิธีการตรวจสอบข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง การสอบถามความจริงเพิ่มเติมจากลูกค้า เป็นต้น การแก้ปัญหา และ การแก้สถานการณ์ เมื่อวิเคราะห์ปัญหาแล้ว ผู้รับข้อร้องเรียนต้องสามารถแก้ปัญหาได้ ต้องควบคุมไม่ให้สถานการณ์เลวร้ายลง แต่ต้องพลิกสถานการณ์ให้ร้ายกลายเป็นดี

Cr. หนังสือรับมืออย่างไรเมื่อลูกค้าโกรธ โดย ดร.ชัยสมพล ชาวประเสริฐ(ดร.พท.ธธีร์ธร ธีรขวัญโรจน์) และ อ.สุพจน์ กฤษฎาธาร ซึ่งสามารถหาซื้อได้ที่ SE-ED Book ทุกสาขาทั่วประเทศ หรือ สร้างประสบการณ์ตรงกับท่านอาจารย์ทั้ง 2 ท่าน ได้ที่ HIPO Training  หรือ DSmart Training ที่นี่เรามีหลักสูตรให้ท่านเลือกมากมาย

Sunday, February 16, 2020

ให้ระวังข้อขัดแย้ง

     ให้ระวังข้อขัดแย้ง กล่าวได้ว่า การร้องเรียนเป็นเรื่องปกติของธุรกิจในปัจจุบัน ขณะที่ลูกค้าร้องเรียน ความรู้สึกของลูกค้าคือ โมโห แต่ยังไม่ได้แตกหัก ดังนั้น อย่าให้ข้อร้องเรียนกลายเป็นข้อขัดแย้ง ต้องทำให้ข้อร้องเรียนกลายเป็นความพอใจของลูกค้าให้ได้และยังเป็นผู้รับและผู้ให้บริการที่ดีต่อไป สิ่งที่ผู้รับข้อร้องเรียนควรทำคือ เมื่อทราบปัญหา รีบปลอบ และหาทางแก้ไขทันที  อย่ารอให้ลูกค้าโวยหนักๆ เพราะสมัยนี้ลูกค้าโวยเสียงดังมาก “ยิ่งรัก ยิ่งโวยดัง”  
     หลักในการจัดการไม่ให้ข้อร้องเรียนเป็นข้อขัดแย้ง ต้องพยายามประนีประนอมกับลูกค้าให้มากที่สุด แต่มิใช่ลูกค้าต้องการอะไรแล้วต้องได้ 100%  ทั้งนี้ให้พิจารณาความเหมาะสมในช่วงเวลาร้องเรียนนั้นว่า “หากไม่ยอมตามลูกค้าแล้วผลจะเป็นอย่างไร”  “มีทางออกแนวทางอื่นหรือไม่ที่จะสร้างความพอใจให้ลูกค้าได้” ให้อะไรได้ ก็พยายามให้ซะ อย่าให้ลูกค้าตัดสัมพันธ์แล้วค่อยยอม
    พนักงานต้องอธิบาย ชี้แจงด้วยเหตุและผลให้ลูกค้าสำนึก เข้าใจด้วยเหตุผล ต้องหว่านต้องล้อมด้วยเหตุผลต่างๆนานา แต่ต้องไม่ลืมที่จะทำให้ลูกค้าอารมณ์เย็นก่อน เมื่อเหตุผลมาแทนอารมณ์แล้ว เราชนะลูกค้าแน่นอน ต้องรีบจัดการข้อขัดแย้ง
   หากไม่รีบ จะนำไปสู่การร้องเรียนที่ใหญ่โต กลายเป็นความไม่พอใจ จนอาจถึงขั้น “บาดหมาง” หากจัดการไม่ได้ ต้องให้คนอื่นหรือหัวหน้าช่วยทันที ต้องมีผู้จัดการ หรือบุคคลที่สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาได้ (Duty Manager) อยู่ตลอดเวลาของการเปิดให้บริการ  ซึ่งหากไม่มีผู้ที่ตัดสินใจได้ ปัญหาเรื่องการร้องเรียนอาจจะกลายเป็นข้อขัดแย้งได้ เนื่องจาก ลูกค้าต้องกลับไปพร้อมกับความผิดหวัง ไม่มีคำตอบที่พึงพอใจให้

Cr. หนังสือรับมืออย่างไรเมื่อลูกค้าโกรธ โดย ดร.ชัยสมพล ชาวประเสริฐ(ดร.พท.ธธีร์ธร ธีรขวัญโรจน์) และ อ.สุพจน์ กฤษฎาธาร ซึ่งสามารถหาซื้อได้ที่ SE-ED Book ทุกสาขาทั่วประเทศ หรือ สร้างประสบการณ์ตรงกับท่านอาจารย์ทั้ง 2 ท่าน ได้ที่ HIPO Training  หรือ DSmart Training ที่นี่เรามีหลักสูตรให้ท่านเลือกมากมาย

Monday, February 10, 2020

การบริหารผู้รับข้อร้องเรียน

  1. มีเวลาหยุดให้พัก รับประทานขนม
  2. มีเพลงให้ฟัง มีโทรทัศน์ให้ดู
  3. ต้องให้กำลังใจเสมอ
  4. มีแนวทางการตอบคำถาม และแนวทางแก้ไขปัญหาที่ชัดเจนให้พนักงาน
  5. จัดประชุมเพื่อปรับปรุงการรับข้อร้องเรียน
  6. มีเครื่องมือช่วยในการรับข้อร้องเรียน
  7. ผู้บริหารต้องทำตัวเป็นตัวอย่างในการจัดการกับข้อร้องเรียน
  8. มีนวม กระสอบทราย หรือหมอนเพื่อระบายอารมณ์
  9. แนะนำให้ไปทำในสิ่งที่ชอบ

Cr. หนังสือรับมืออย่างไรเมื่อลูกค้าโกรธ โดย ดร.ชัยสมพล ชาวประเสริฐ(ดร.พท.ธธีร์ธร ธีรขวัญโรจน์) และ อ.สุพจน์ กฤษฎาธาร ซึ่งสามารถหาซื้อได้ที่ SE-ED Book ทุกสาขาทั่วประเทศ หรือ สร้างประสบการณ์ตรงกับท่านอาจารย์ทั้ง 2 ท่าน ได้ที่ HIPO Training  หรือ DSmart Training ที่นี่เรามีหลักสูตรให้ท่านเลือกมากมาย

Monday, February 3, 2020

สิ่งต้องห้าม 7 ประการในการรับข้อร้องเรียน

สิ่งต้องห้าม 7 ประการในการรับข้อร้องเรียน
  1. ซักฟอกหรือสอบสวนลูกค้า ถามในสิ่งที่ไม่จำเป็น
    ลูกค้าโทร. : ไปปรึกษาศูนย์บริการเรื่องตู้เย็นทำงานผิดปกติ
    พนักงาน : คุณซื้อตู้เย็นที่ไหนค่ะ
    ลูกค้า  : แจ้งสถานที่ซื้อ
    พนักงาน  : คุณซื้อรุ่นไหนค่ะ
    ลูกค้า  : แจ้งรุ่นที่ซื้อ
    พนักงาน  : ขอทราบหมายเลขเครื่องด้วย
    ลูกค้า  : ผมจะหาให้น่ะครับ สักครู่ พยายามหา แต่ไม่รู้ว่าอยู่ที่ไหน ผมเห็นมีตัวเลขเยอะมากหลายที่บนเครื่อง ไม่แน่ใจว่าหมายถึงตัวเลขตัวไหน แต่ผมเคยส่งใบรับประกันไป คุณเช็คจากชื่อได้ไหม
    พนักงาน  : ได้ครับ ขอทราบชื่อด้วยครับ
 ***จะเห็นได้ว่า พนักงานไม่ได้ถามในสิ่งที่ไม่จำเป็น ทำไมไม่ถามแค่ ชื่อลูกค้า พนักงานก็จะทราบรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมดในทุกคำถามข้างต้นที่ได้สอบถามลูกค้าไป จริงไหม ลูกค้าจะรู้สึกชื่นชมคุณในการบริการลูกค้า และสัมผัสได้ถึงความมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดี พาลูกค้าไปพบคู่กรณี อ้างว่าเป็นกฏเกณฑ์บริษัท ไม่เก็บสีหน้าและอารมณ์ จิตตกไปตามลูกค้า ไม่มั่นใจ

Cr. หนังสือรับมืออย่างไรเมื่อลูกค้าโกรธ โดย ดร.ชัยสมพล ชาวประเสริฐ(ดร.พท.ธธีร์ธร ธีรขวัญโรจน์) และ อ.สุพจน์ กฤษฎาธาร ซึ่งสามารถหาซื้อได้ที่ SE-ED Book ทุกสาขาทั่วประเทศ หรือ สร้างประสบการณ์ตรงกับท่านอาจารย์ทั้ง 2 ท่าน ได้ที่ HIPO Training  หรือ DSmart Training ที่นี่เรามีหลักสูตรให้ท่านเลือกมากมาย